โรงเรียนในจังหวัดนครศรีธรรมราช จะต้องมี username และ password เพื่อดำเนินการบันทึกข้อมูล ส่วนหน่วยงานที่ประสงค์จะใช้ข้อมูล สามารถดำเนินการได้โดยไม่ต้องล็อกอิน          ระบบฯ มี 3 เมนูหลัก คือ          1. เปิด/ปิดโรงเรียน สำหรับให้โรงเรียนบันทึกข้อมูลการปิดโรงเรียน เมื่อรายงานมาแล้ว เมื่อถึงกำหนดเปิดเรียน แต่ไม่สามารถเรียนได้ ให้แจ้งข้อมูลปิดเรียนมาเพิ่มได้ เมื่อกรอกข้อมูลเรียบร้อย          2. รายงานสถานการณ์ (รายวัน) สำหรับให้โรงเรียนส่งภาพถ่ายสถานการณ์ที่เกิดขึ้น ณ ปัจจุบัน มาในระบบ เพื่อใช้ในการรายงานต่อไป สามารถบันทึกข้อมูลได้หลายครั้ง ตามที่มีการเปลี่ยนแปลงของเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น          3. รายงานความเสียหายเบื้องต้น สำหรับให้โรงเรียนบันทึกรายละเอียดความเสียหายที่เกิดกับนักเรียน ครู/บุคลากร โรงเรียน เมนูนี้รายงานเกี่ยวข้องกับงบประมาณเป็นสำคัญ บันทึกได้หลายครั้งเช่นเดียวกัน          4. การได้รับความช่วยเหลือเบื้องต้น สำหรับให้โรงเรียนบันทึกรายละเอียดการได้รับความช่วยเหลือเบื้องต้นในด้านต่าง ๆ ช่วยให้หน่วยงานที่ต้องการเข้าช่วยเหลือมีข้อมูลประกอบการ ช่วยเหลือต่อไป

ระบบรายงานหน่วยงานที่ได้รับผลกระทบจากภัยพิบัติ จังหวัดนครศรีธรรมราช ได้ถูกพัฒนาขึ้นจากสำนักงานศึกษาธิการจังหวัดนครศรีธรรมราช ซึ่งได้รับมอบหมายจาก นายไกรศร วิศิษฏ์วงศ์ ผู้ว่าราชการจังหวัดนครศรีธรรมราช ในการรวบรวม สรุป และรายงานผลของหน่วยงานทางการศึกษาในจังหวัดนครศรีธรรมราช ที่ได้รับผลกระทบเมื่อมีภัยพิบัติเกิดขึ้น

ระบบได้พัฒนาให้มีการเข้าใช้งานโดยใช้บัญชีผู้ใช้และรหัสผ่าน ซึ่งถูกกำหนดขึ้นเพื่อการดำเนินการนี้ โดยมีการแบ่งระดับการใช้งานเป็น โรงเรียน/หน่วยงาน ต้นสังกัด ผู้รับผิดชอบ และผู้ดูแลระบบ สำหรับผู้ใช้งานทั่วไป สามารถเรียกดูรายงานได้เท่านั้น ไม่สามารถทำการเพิ่ม ลบ หรือแก้ไขข้อมูลใด ๆ ได้

หน่วยงานที่ประสงค์จะใช้งานระบบ ติดต่อเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบหรือผู้ดูแลระบบ และสามารถเข้าใช้งานเต็มรูปแบบ โดยล็อกกินเข้าสู่ระบบที่เมนู "เข้าสู่ระบบ" ทางด้านซ้ายมือของจอภาพ